Datan avulla tehostetaan toimintaa
Dataa kerätään lähes kaikesta ihmisen toiminnasta. Datankeruuta pidetään tarpeellisena siitä saatavan informaation vuoksi. Usein ajatellaan, että datan avulla myös tehostetaan toimintaa. Data itsessään ei kuitenkaan vielä ole informaatiota, eikä datan avulla voida tehostaa mitään ilman lisätyötä.4
Jos dataa halutaan käyttää toiminnan tehostamiseen, sitä pitää ensin jalostaa.5 Jalostaminen vaatii työtä ja resursseja, kuten taitoja, tietoa ja aikaa. Dataan pitää siis investoida ennen kuin siitä voidaan saada lisäarvoa. Datan avulla voidaan tehostaa toimintaa, mutta data itsessään ei tehosta toimintaa. Tehostaminen puolestaan voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että organisaatioista etsitään ja karsitaan tarpeettomia rakenteita ja tuottamatonta ajankäyttöä. Tehostaminen voi johtaa toimintojen ulkoistamiseen tai työvoiman vähentämiseen. Sen avulla yritetään siis saavuttaa enemmän ja tehokkaammin vähemmällä panostuksella. Toisaalta mikäli halutaan tunnistaa esimerkiksi tuottamaton ajankäyttö, on kuitenkin ensin panostettava siihen liittyvän datan keräämiseen.
Datankeruun avulla esimerkiksi sairaalassa voidaan mitata, kauanko potilaat joutuvat jonottamaan vastaanotolle pääsyä, kuinka monta askelta työntekijät joutuvat työpäivän aikana ottamaan tai kuinka paljon aikaa kuluu siihen, että epäjärjestyksessä olevasta varastosta löytyy oikea tarvike. Kun data on kerätty ja analysoitu, voidaan tehdä johtopäätöksiä tehostamisen tarpeesta. Näin voidaan vaikkapa nopeuttaa hoitoon pääsyä sekä parantaa työergonomiaa.
Tehostamisessa on kuitenkin vaaranpaikkansa, vaikka se pohjautuisi dataan. Varsinkaan määrällinen data ei välttämättä tavoita kaikkia vivahteita, ja data voi myös olla vinoutunutta. Tällöin päätöksiä tehostamisen kohteista voidaan kyseenalaistaa. Esimerkiksi ikäihmisten kotihoitoa on tehostettu niin, että hoitaja ehtii käydä mahdollisimman monessa paikassa päivän aikana, mutta yhden ihmisen kanssa ei välttämättä ennätä pysähtyä hetkeksi vaikkapa juomaan kahvikupposta. Yksinäiselle vanhukselle tämä saattaisi olla päivän kohokohta ja näin ollen tuoda lisäarvoa, jota ei pelkkää ajankäyttöä mittaamalla tavoiteta.
